Entidad comercial
De openXpertya Wiki
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Clientes, proveedores, empleados, transportistas, comisionistas y en general todos los que tienen relación con la empresa son Entidades comerciales
Dentro del menu de entidades comerciales de openXpertya puedes configurarlas como clientes, proveedores ,empleados, etc.
La flexibilidad de openXpertya permite que una misma entidad pueda ser a la vez: cliente, proveedor, comisionista, empleado o algunas de ellas.
En el acceso a los menús de openXpertya se observa diferenciación según accedas al área de clientes, proveedores, etc. . Cada categoría de entidad tiene sus propias características y funciones determinadas por el uso ordinario, si bien es posible modificarlas en sentido amplio o especial según las necesidades del usuario mediante la parametrización de openXpertya.
Ventana de Entidades Comerciales. Desde esa ventana del programa se gestiona toda la información de clientes, proveedores, empleados, etc. .
A modo de supracategorías es posible integrar varias entidades comerciales en un grupo de entidades comerciales.
Para poder eliminar un grupo de entidades comerciales debemos previamente vaciarlo de entidades comerciales . Es decir, el grupo funciona jerárquicamente como contenedor de entidades comerciales. O primero se borran las entidades comerciales asociadas, o simplemente se segregan del grupo y continúan existiendo como entidades comerciales no integradas en ese grupo.
Sólo es posible borrar o eliminar grupos de entidades comerciales vacíos.
Así se preserva la integridad de la base de datos.
Los grupos de entidades comerciales no sólo se distinguen por sus entidades comerciales componentes , sino por la posibilidad de crear cuentas contables predeterminadas asociadas a ellos.
Para poder eliminarlos también debemos eliminar sus relaciones previas.
A efectos de su funcionamiento es necesario integrar las entidades comerciales en grupos de entidades comerciales, pues de esta manera queda perfectamente delimitado el funcionamiento entre las entidades agrupadas.
OpenXpertya viene preficonfigurado con un grupo de entidades comerciales llamado standard.
A los efectos de clarificar este concepto utilizamos diálogos que se han dado en el foro de openXpertya :
1. P. Estoy importando clientes y proveedores. Estos son ambos entidades comerciales. ¿Cómo puedo diferenciarlos en el momento de hacer la importación? Ví que una vez importados, en entidades comerciales, se puede decidir si una entidad es cliente o proveedor, pero esto es un proceso muanual, y si quiero importar varios registros es muy lento. ¿ Existe alguna forma de importar las entidaddes comerciales con esto definido?
R. Se puede importar toda clase de datos desde un fichero externo. Simplemente hay que definir un formato de importación y cargar los datos. Una serie de tablas que vienen en la versión standard ya tienen definida toda su funcionalidad para la importación. Podemos crear en un fichero externo (hoja de cálculo, OpenOffice , excel) todas las condiciones de nuestros proveedores y clientes (esquema de vencimientos, forma de pago, forma de facturación, reglas de los albaranes y demás datos), crear la tabla I_* para importar (nunca se debe importar directamente a la tabla), crear la clase Import* para definir la importación, y importar los datos definitivos.
O se puede aprovechar lo ya existente simplemente para diferenciar entre clientes y proveedores, importando con el formato ya disponible, diferenciando en el grupo de entidades comerciales entre clientes y proveedores, y luego hacer un update a las tablas directamente en SQL donde pongamos IsCustomer ='Y' donde la entidad comercial haya sido importada dentro de ese grupo o IsVendor='Y' donde se haya importado como proveedor.
Obviamente, perdemos las condiciones, que habría que codificar a mano, pero así no tenemos que hacer ningún trabajo de programación.
Nota : El nombre de la tabla a importar debe empezar por I (I_miImportacion) y tiene que existir la traduccion del nombre de la tabla, por lo que tendrás que crear las traducciones usando el proceso de la ventana de idiomas (en system). Ventana idioma, seleccionar el idioma correspondiente (español) y hacer click en procesar ahora y seleccionar "Añadir Traducciones Restantes" para que se añada la traducción de la tabla.
R2. Paso uno, hay que crear una nueva ventana desde el diccionario de la aplicación , en la ventana "ventana, pestaña y campo" entrando como system administrator para mostrar los datos de I_*. Puedes guiarte por cualquiera de las que ya están creadas. Fíjate especialmente en el campo de procesar ahora, que tiene la funcionalidad de un botón y debe lanzar el proceso import* .
Si ya tienes creada la ventana pero no la ves, debes ir a la ventana "menu", también como system administrator, y añadir un nuevo registro , del tipo ventana, y seleccionar la ventana que creaste.
[editar] Observaciones complementarias
1. El log puede consultarse en la utilidad de "Preferencia" que tienes en la barra de menú. Podrá observarse si se ha recogido información sobre cualquier tipo de error que podremos subsanar.
2. System es una compañía de configuración, la compañía de pruebas que viene en openXpertya o la que crees tú para tus propias pruebas es la que debe utilizarse para dar de alta las entidades comerciales. La compañía System no debe ser eliminada en ningún caso. Si sucediera deberá reinstalarse openXpertya.
